W czasach, kiedy ikonografia staje się łatwiejszą formą komunikacji niż rozmowa, trudno jest nauczyć się prowadzić skuteczny dialog. Nie tylko w obszarze biznesowym lecz także, a nawet przede wszystkim, na gruncie relacji prywatnych. Jak zatem komunikować się skutecznie?
Dbać o komunikat – Ty jesteś nadawcą komunikatu
Pamiętaj o tym, że jeśli Ty dajesz komunikat, jesteś odpowiedzialna/odpowiedzialny za to czy “dotrze” on do osoby, do której go kierujesz. Patrząc na odbiorcę dobierz odpowiedni język (aby był zrozumiały), mówiąc upewnij się, że odbiorca Ciebie słyszy (np. nie ma słuchawek na uszach) oraz słucha (jest zaangażowany w to co mówisz, a nie w plan jutrzejszego dnia, który układa w głowie), a także, że ma z Tobą kontakt wzrokowy (to szczególnie ważne w przypadku dzieci choć rownież w rozmowach z dorosłymi jest pomocny). To niby banalne wskazówki, a jednak zastanów się jak często o nich zapominasz, podczas rozmów.
Daj konkretny, jasny komunikat
Zamiast rzucać zdania, po których oczekujesz określonego działania, zwyczajnie powiedz wprost czego oczekujesz. Zatem nie mów, że kosz jest pełen śmieci, w domu nie ma chleba, czy zepsuła się myszka komputera tylko poproś o wyrzucenie śmieci, kupienie chleba i naprawienie myszki komputera. To takie proste, prawda?
Przestań wymagać, że ktoś się domyśli
Wypowiadając z siebie pewne zdania, zdarza się, że mamy oczekiwania wobec innych, by sami domyślili się co chcemy powiedzieć. Nadzwyczaj często stosują to dorośli, szczególnie w relacjach prywatnych, rodzinnych. Taki sposób komunikacji nie tylko jest nieefektywny lecz przede wszystkim może prowadzić do frustracji i to nie odbiorcę komunikatu, tylko Ciebie – nadawcę! Zatem po co utrudniać sobie życie? Zarzuć ideę “domyśl się”. Czegoś takiego po prostu nie ma. Jeśli nie mówisz jasno tego co masz w głowie, przestań oczekiwać, że inni Cię zrozumieją.
Pracując w zespole – jakim również jest rodzina – jasno komunikuj zmiany
Czasami, zarówno w pracy jak i w domu, zdarza się, że pewne plany ulegają zmianie. Ktoś z czegoś rezygnuje, czas nie pozwala na realizację zgodnie z planem i wiele innych. Zazwyczaj informacja o tym, dociera do jednej z osób w zespole/rodzinie. Jeśli jesteś to Ty, pamiętaj, żeby przekazać informację dalej, w przeciwnym wypadku inne osoby nie będą wiedzieć o zmianie. I patrz akapit wyżej – nie ma czegoś takiego jak domyślanie się. Jeśli wiesz, że coś ulega zmianie, poinformuj o tym wszystkich, dla których może to mieć znaczenie.
Poszukuj rozwiązań, zamiast się kłócić i udowadniać komuś błąd
Bez względu na to kto popełnił błąd i czym był on motywowany, zazwyczaj nastręcza to pewne trudności. Kiedy się one pojawiają , skup się na tym, jak je rozwiązać. Najświeższym przykładem, jaki zobrazuję to, co chcę tutaj przekazać, będzie moje niedawne doświadczenie. Umówiłam się z prowadzącą pewien program w telewizji internetowej na konkretny termin spotkania, w celu nagrania kilku odcinków (dzieli nas spora odległość geograficzna).
Wylądowawszy w Polsce, napisałam do niej wiadomość, że jestem na lotnisku. Zadzwoniła do mnie bardzo szybko, mówiąc, że “No to mamy problem…”. Pomyślałam wtedy, że pewnie stoi w korku i będzie na lotnisku za jakąś chwilę. Po czym dokończyła zdanie “…bo napisałaś mi, że to jest jutro”. I wiesz co? Zmroziło mnie. Ja? Jak to? Przecież ja pilnuje terminów. Przecież ten termin był potwierdzony, itd. Oczywiście to nie tak, że nie wierzyłam w to, co mówi, trudno było mi uwierzyć w moją pomyłkę. Jednak od razu po wypowiedzianym zdaniu usłyszałam “Daj mi chwilę, zastanowię się, podzwonię i zobaczymy co da się zrobić. Oddzwonię do Ciebie”. Nie będę przeczytać reszty historii (choć ci którzy śledzą mojego facebooka na bieżąco sami się zobaczą czym się ona skończyła), ponieważ najważniejsza była postawa prowadzącej program. Nie skupiła się na moim błędzie, tylko na tym co teraz można zrobić, żeby mimo wszystko wykorzystać to, że przyleciałam specjalnie na nagrania.
Przyznam, że jej postawa i chęć do działania bardzo mi zaimponowały, tym bardziej, że to była dość spektakularna pomyłka z mojej strony. Nie tylko data była problemem ale fakt rezerwacji miejsca do nagrań, operatora i logistycznego zgrania tego wszystkiego. To było naprawdę profesjonalne podejście do tematu. Agnieszka – jeszcze raz bardzo dziękuję 🙂
Dziel się akceptuj, zamiast się upierać, że Twoja racja jest “Twojsza”
Tak często w rozmowach popełniamy ten błąd – zamiast dążyć do rozwiązania, staramy się niemal nakłonić kogoś, by uwierzył, że nasza racja jest bardziej “prawdziwa”. Podczas gdy z racją jest jak z gustem – w zależności od człowieka jest ona różna. Zarówno Twoja racja, jak i Twojego rozmówcy, jest prawdziwa. Wiele zależy jednak od perspektywy jaką się ma, patrząc na dany temat. Warto przytoczyć tutaj zdanie Henry’ego Forda, że “Jeśli myślisz, że możesz masz rację. Jeżeli myślisz, że nie możesz również masz rację”.
Dlatego przestań kogoś przekonywać, że masz rację – zamiast tego, szukaj rozwiązań. Zyskasz wtedy więcej czasu, zdrowia, zadowolonego rozmówcę oraz satysfakcję. To całkiem sporo, biorąc pod uwagę, że to wszystko zyskasz tylko podczas rozmowy:)
Na studiach, jeden z moich prowadzących, powiedział, że nie ma głupich pytań, są tylko głupie odpowiedzi
I ja się z nim zgadzam, choć jestem daleka od oceniania. Bardzo często pewne nieporozumienia pojawiają się dlatego, że boimy się dopytać – gdy nie rozumiemy, gdy nie jesteśmy pewni czy rozumiemy dobrze itd. Podczas gdy jedno, ewentualnie kilka pytań, mogłoby naprawdę wiele rozjaśnić:) Zatem nie bój się pytać – kto pyta nie błądzi. Pytaj z odwagą i czekaj na odpowiedź.
Wejdź z buty rozmówcy
Czy zdarza Ci się rozmawiać z kimś, kogo sposób widzenia pewnych sytuacji wydaje się dziwny? Inny? Niespotykany? Co wówczas robisz? Starasz się to zrozumieć, czy skupiasz się na tym, by pokazać, że to nie tak i Twój rozmówca jest w błędzie?
A co by było, gdybyś z pełną akceptacją wysłuchała/wysłuchał tego, co ma do powiedzenia Twój rozmówca i postarała/postarał się wejść w jego buty – zrozumieć dlaczego tak myśli, jakie są powody patrzenia w taki sposób?
Czy rozumiesz co chcę powiedzieć? Spotykając się z ludźmi, którzy mają podobne poglądy do Ciebie, rzadko nadarza się okazja, by posłuchać czegoś, co niemal zmusi Cię do innego sposobu myślenia, empatyzowania z drugim człowiekiem na gruncie zrozumienia jego sposobu myślenia. Wykorzystaj takie okazje na poprzyglądanie się temu, jakie jest Twoje myślenie, na myślenie poza swoimi własnymi schematami jakie wybrałaś/wybrałeś. To bardzo wzbogacające doświadczenie, dzięki któremu możesz nie tylko się rozwijać lecz także zjednać sobie ludzi.
Bądź odpowiedzialna/odpowiedzialny
…za to co mówisz i jak mówisz. Pamiętaj, że nie wszyscy mogą Ciebie zrozumieć, dlatego staraj się mówić prosto, jasno, bez koloryzowania. Pamiętaj, że nie tylko to, co mówisz ma znaczenie. Ważny jest ton Twojego głosu, mimika, to czy utrzymujesz kontakt wzrokowy, czy jesteś w pełni zaangażowana/zaangażowany w rozmowę. Pamiętaj, że na każdy temat każdy z nas może mieć nieco inne wyobrażenie, dlatego tak ważne jest by jasno komunikować to, co chcemy przekazać drugiej osobie.
Bądź wdzięczna/wdzięczny
Szczególnie wtedy, kiedy to Ty prosisz o rozmowę. Bądź wdzięczny, że w dzisiejszym, zabieganym świecie ktoś znajduje dla Ciebie czas. Wszystko jedno czy dotyczy to weryfikacji biznes planu, pożyczki, spotkania w celu omówienia szczegółów współpracy czy zwyczajnie spotkanie ze znajomymi na kawę. Wyrażaj wdzięczność wewnątrz siebie i swoim rozmówcom, za to, że są dla Ciebie. Tutaj nasuwają mi się słowa mojego przyjaciela (Wojcieszku pozdrawiam!), który kiedyś powiedział, że “Nie ma nic cenniejszego, co człowiek może dać drugiemu człowiekowi, niż czas”.
Mam nadzieje, że ten artykuł wniósł chociaż odrobinę nowości w Twoje życie, a jego przeczytanie pozwoli Ci na lepsze komunikowanie si z innymi ludźmi.
Jeżeli uważasz, że ten artykuł jest wartościowy lub może być wartościowy dla kogoś z kręgu Twoich znajomych/rodziny udostępnij go. Będę wdzięczna 🙂
