Bardzo często słyszę od moich klientów – „nie mam czasu”, „mam za mało czasu”, „zabrakło mi czasu”, „nie mam wystarczająco dużo czasu”. Wszystkie te zwroty brzmią tak, jakby każda z tych osób, absolutnie nie miała wpływu na to, czy „czas jest czy go nie ma”. Jak to zatem jest z tym czasem?
„Nie mam czasu”
I bardzo dobrze, że nie masz – bo to niemożliwe! Nikt z nas nie posiada czasu, to jest wartość w obliczu której funkcjonujemy. Zatem czasu nie mamy, możemy go jedynie kształtować na naszą korzyść, wykorzystywać adekwatnie do potrzeb, marzeń, stawianych sobie celów.
Czas się sam nie znajdzie, jeżeli Twoje działania nie będe zaplnowane, będzie Ci na nie „brakować czasu”. Dlaczego tak jest? Dlatego, że czas wolny, wykorzystasz na coś zupełnie innego. Zła organizacja czasu sprawia, że rzeczywiście mamy poczucie ciągłęgo pędu, „braku czasu”, a to wszystko wywołuje stres i zbędne napięcia. Co z tym zrobić? Wykorzystać odpowiednie narzędzia! Jednym z niech może być macierz Eisenhowera.
Metoda Generała Eisenhowera
Dwight Eisenhower był generałem i 34 – tym prezydentem USA. Motto jakim kierował się w działaniu, było dosyć znane jego współpracownikom i nie tylko, brzmiało:
„what is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”.
~ Dwight Eisenhower
Co to zonaczało? Mniej więcej tyle, że to co ważne, rzadko bywa pilne, zaś to co pilne, rzadko bywa ważne. Funkcjonował on, rozróżniając te dwa obszary. Marzecież Eisenhowera pomaga ustalić, co jest priorytetem. To bardzo proste narzędzie, ktore znacząco usprawnia działanie oraz zarządzanie sobą w czasie, a to wpływa na efektywność, nie rzadko również na satysfakcję z podejmowanych działań.
Najważniejszym czynnikiem jest rozróżnienie tego co jest pilne od tego co jest ważne. W tym celu tworzy się macierz, która zawiera cztery pola. W każdym z nich rozpisujemy swoje zadania – początkowo mogą to być zadania na najbliższy tydzień lub miesiąc.
Przykładowo, jeżeli zadaniem jest dokonanie płatności za media, czynność ta znajdzie się w ćwiartce „nieważne i pilne”. Dlaczego? Ponieważ to zadanie ma swój określony termin, jednak będąc w ramach tego terminu, nie ma znaczenia czy płatności dokonamy na trzy dni przed terminem, czy w ostatnim dniu założonego terminu. Jednak jeżeli płatność dotyczy ZUSu czy podatków, to będzie się ona znajdować w ćwiartce „ważne i pilne”. Dlatego, że to zadanie ma okrślony termin i daje nam okreslony benefity (jak bezpieczenie zdrowotne), a jego przekroczenie może skutkować bolesnymi konsekwencjami.
Jednak możesz nadal mieć poczucie, że nie do końca wiesz, jak w tych ćwiartkach wypisać swoje zadania. W tym celu, rozpisałam je bardziej poniżej.
Ćwiartka nr 1 – ważne i pilne
To – zdarzenia kryzysowe, sprawy przeterminowane, „naglące” tematy, zaniedbania.
Optymalnie byłoby, gdyby w tej ćwiartce, nie znajdowało się nic. Jednak życie pokazuje, że kryzysy czy zaniedbania zwyczajnie się zdarzają. Wówczas warto te zadania potraktować jako takie, które trzeba wykonać natychmiast lub jeśli to możliwe, delegować je na kogoś innego.
Jeżeli zaobserwujesz, że w tej ćwiartce zadań przybywa, to będzie to sygnał, że zbyt często odkładasz ważne zadania na ostatnią chwilę lub zaniedbujesz proste kroki, które finalnie prowadzą do kryzysu.
Ćwiartka nr 2 – ważne i niepilne
To – zadania, które można zaplanować, na które szukamy rozwiązania, związane one mogą być z budowaniem relacji, rekreacją czy odpoczynkiem, a także z dokumentacją administracyjną.
Wszystkie zadania znajdujące się w tej ćwiartce to informacje o tym, że konieczne jest utsalenie odpowiedniej ilości czasu na wykonanie zadań, dotrzymanie założonych terminów oraz konsekwentne trzymanie się tych założeń.
W tę ćwiartkę wpisujemy zadanie ważne, które należy z konsewkencją i regularnością wykonywać.
Ćwiartka nr 3 – nieważne i pilne
To – błahe zadania, spotkania, wykonanie rozmów telefonicznych, rachunki do opłacenia.
Zadania znajdujące się w tej ćwiartce zazwyczaj możemy delegować innym. Jednak jesli z określonego powodu nie chcemy tego zrobić, konieczne jest ustalenie priorytetów i ich realizacja. Do ustalenia planu działania, trzeba podejść racjonalnie czyli liczyć się z tym ile dana czynność zajmie czasu i czy rzeczywiście, nasz argument, by tego zadania nie delegować jest zasadny.
Wiele zadań z tej ćwiartki można zlecić pracownikom, asystentom czy firmom outsourcingowym. Zdarza się jednak, że nie jest to takie proste w przypadku zadań prywatnych – jak wykonanie zadania związanego z prośbą zaprzyjaźnionej sąsiadki. Zadanie dla Ciebie nie jest ważne, jednak jest pilne, gdy zbliżasz sie do terminu jego wykonania lub ta osoba Cię ponagla. W przypadku takich sytuacji, konieczna jest trafna priorytetyzacja oraz ich realizacja, po skonfrontowaniu tej ćwiartki, z ćwiartką nr 2.
Ćwiartka nr 4 – nieważne i niepilne
To – pożeracze czasu, odbierabnie niektórych maili, zbędne działania.
Wedle zasady, wszystko co znajduje się w tej ćwiartce, należy puścić w zapomnienie i nie marnować na to czasu. Jeżeli jest to niemożliwe, należy zminimalizować wpisane tutaj działania.
Jeżeli ta ćwiartka rośnie, oznacza to, że nie trzymasz się założonego planu lub masz trudność w radzeniu sobie z pokusami. Przeglądanie Facebooka, odczytywanie newsletterów, z którymi nic później nie robisz i przeglądanie ofert sklepów internetowych, które wpadły do Twojej ksryznki, to strata Twojego czasu, którego nikt Ci już nie odda.
Czy nie lepiej ten czas wykorzystać w sensowny sposób?
Podsumowując…
…bauzjąc na macierzy Eisenhowera, podstawowym działaniem jest powiększanie obszaru ćwiartki nr 2, tym samym eliminując lub minimalizując zadania z ćwirtki nr 3 oraz nr 4, przy jednoczesnym dbaniu o to, by nie pojawiało się zbyt wiele zadań w ćwiartce nr 1. Dzięki działaniu w taki sposób sprawiamy, że nasz czas, jest wykorzystany na zadania, które mają największy wpływ na codzienne życie oraz możliwość osiągania sukcesów. Warto wykorzystać to narzędzie, by każdego dnia, zbliżać się do efektynego zarządzania sobą w czasie oraz satysfakcji z wykonywanych zadań.
